Für Wirtschaftsprüfer, Buchhalter und Steuerberater

Der Posteingang, der Belege ablegt.

Kundenbestätigungen, Lieferantenrechnungen und Ihre eigenen Belege treffen per E-Mail ein und gehen dort oft unter. Mailotte gruppiert die Dokumente, die es erkennt, sodass Sie den Händler, den Betrag und die ursprüngliche Nachricht einsehen können – auf der eigenen Domain Ihrer Kanzlei, gehostet in Europa und niemals auf Werbung überprüft.

Starten Sie Ihre 14-tägige Testphase Tarife anzeigen

Von Grund auf privat

Ein Datenschutzversprechen, das Sie Ihren Mandanten gegenüber bekräftigen können.

Gehostet in Europa

Ihre E-Mail-Postfächer, Anhänge und Kontodaten werden auf Servern in der Europäischen Union (Deutschland und Frankreich) gespeichert und unterliegen den Datenschutzbestimmungen des Vereinigten Königreichs sowie der EU-DSGVO.

Nie auf Werbung gescannt. Nie verkauft. Nie zum Trainieren von KI verwendet.

Kein Werbe-Profiling, kein Weiterverkauf von Daten, kein Training von KI – schriftlich festgehalten in unserer Datenschutzerklärung.

KI auf unseren eigenen Servern

Die KI, die Ihre E-Mails liest, um die Suche und Organisation zu unterstützen, läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland, mit einem Ausweichserver in Paris, der in der EU ansässig ist – niemals in einer KI-Cloud eines US-amerikanischen Big-Tech-Unternehmens.

Verschlüsselt während der Übertragung, Dateien im Ruhezustand

TLS bei der Übertragung; Anhänge und gespeicherte Dateien werden im Ruhezustand mit unserem eigenen Schlüssel verschlüsselt. Nachrichtentexte werden im Ruhezustand nicht verschlüsselt, und das weisen wir auf unserer „Vertrauen“-Seite ausdrücklich aus.

Was Money leistet – und was nicht

Gruppiert erkannte Belege. Money gruppiert erkannte Belegnachrichten, sodass Sie den Händler, den Betrag und die ursprüngliche E-Mail einsehen können. Die Extraktion kann unvollständig sein; überprüfen Sie daher wichtige Zahlen anhand der Quelle.
Bündelt Ihre Reisen an einem Ort. Die Reisefunktion unterstützt Flug-, Hotel- und Transportbestätigungen und speichert einen Link zur Quellnachricht für den Fall von Änderungen oder fehlenden Angaben.
Findet die Rechnung, an die Sie sich erinnern. Suchen Sie nach Stichworten oder Bedeutungen, sehen Sie, warum jedes Ergebnis übereinstimmt, und öffnen Sie die Originalnachricht, um den vollständigen Kontext zu erhalten.
Ist keine Buchhaltungssoftware. Es gibt kein Hauptbuch, keine Integration mit Xero oder QuickBooks und keine Übermittlung an die HMRC. Money ist ein besser organisierter Posteingang, kein Ersatz für Ihre Praxis-Tools.

Vertraulichkeit gegenüber Mandanten, in einfachen Worten

Ihre E-Mail-Postfächer, Anhänge und Kontodaten werden auf Servern in der Europäischen Union (Deutschland und Frankreich) gemäß der britischen und der EU-DSGVO gespeichert. Nach der britischen DSGVO gilt der EWR als angemessen, sodass für die Speicherung Ihrer Daten in Deutschland und Frankreich keine zusätzlichen Datenschutzmaßnahmen bei der Datenübermittlung erforderlich sind.
Die Daten werden während der Übertragung verschlüsselt; Anhänge und gespeicherte Dateien werden im Ruhezustand mit einem Schlüssel verschlüsselt, den wir verwahren. Nachrichtentexte werden im Ruhezustand nicht verschlüsselt – wir sagen dies ausdrücklich, anstatt etwas anderes anzudeuten.
Nichts wird auf Werbung gescannt, verkauft, für Profiling verwendet oder zum Trainieren von KI genutzt, und die KI, die die Suche unterstützt, läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland mit einem Ausweichserver in Paris, der sich in der EU befindet.

Einzelpraktiker heute

Mailotte ist ein persönliches Konto: eine Person, ein Postfach, Ihre eigene Domain. Es eignet sich für Einzelunternehmer und sehr kleine Kanzleien; gemeinsame Postfächer und eine Verwaltung für mehrere Benutzer sind noch nicht implementiert, und wir sagen dies lieber offen, anstatt sie zu verkaufen.

Einrichtung Ihrer Domain

Erstellen Sie Ihr Konto. Starten Sie mit einer kostenlosen 14-tägigen Testphase aller Funktionen – ganz ohne Kreditkarte. Benutzerdefinierte Domains sind im Haven-Paket enthalten.
Fügen Sie Ihre Domain unter „Einstellungen“ hinzu. Mailotte generiert die erforderlichen DNS-Einträge – MX, SPF, DKIM und DMARC – und bietet zu jedem eine Anleitung.
Veröffentlichen Sie die Einträge bei Ihrem Registrar und überprüfen Sie anschließend die Einrichtung. Die DNS-Übertragung dauert etwas.
Senden und empfangen Sie E-Mails über Ihre eigene Domain. Ausgehende E-Mails sind DKIM-signiert, einschließlich der E-Mails von Ihrer benutzerdefinierten Domain. Lassen Sie das alte Postfach so lange aktiv, bis Sie sich vergewissert haben, dass alle E-Mails ankommen.

Was es kostet

Havent: 9,99 € pro Monat oder 7,99 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Preise enthalten gegebenenfalls die EU-Mehrwertsteuer; Ihre Landeswährung und der Endpreis werden an der Kasse angezeigt. Jedes Konto beginnt mit einer 14-tägigen Testphase für alle Funktionen und ohne Kreditkartenangabe – probieren Sie die Domain-Einrichtung aus, bevor Sie etwas bezahlen.

Übertragen Sie Ihre alten E-Mails, behalten Sie Ihre E-Mail-App

Importieren Sie E-Mails aus Gmail, Yahoo oder iCloud Mail über IMAP mithilfe eines App-Passworts – die genauen Schritte für den jeweiligen Anbieter finden Sie in den Umstellungsanleitungen. Mailotte unterstützt nativ IMAP, SMTP und POP3 mit einem App-Passwort, sodass Apple Mail, Thunderbird, die Outlook-Desktop-App und die E-Mail-App Ihres Smartphones eine direkte Verbindung herstellen können. Ein Anbieterwechsel muss nicht zwangsläufig einen Softwarewechsel bedeuten.

Was wir nicht versprechen

Mailotte ist standardmäßig nicht durchgehend verschlüsselt – unsere Server verarbeiten Ihre E-Mails, um die Funktionen des Dienstes bereitzustellen. Es gibt keinen Ein-Klick-Import und keine automatische Weiterleitung von Ihrem alten Anbieter: Importe erfolgen über IMAP mit einem App-Passwort, und die Weiterleitung wird beim alten Anbieter eingerichtet. Wenn ein Tool Ihnen mehr als das verspricht, fragen Sie nach, wie das funktioniert.

Fragen

Werden alle Belege erfasst?

Nein. Money gruppiert die von ihm erkannten Belegnachrichten, und die Extraktion kann unvollständig sein; überprüfen Sie daher wichtige Zahlen anhand der Quelle. Betrachten Sie es als eine schnellere Möglichkeit, Belege zu finden und zu überprüfen, nicht als Quelle für Ihre Buchhaltung.

Lässt sich die App mit Xero, QuickBooks oder FreeAgent verbinden?

Derzeit nicht. Money zeigt den Händler, den Betrag und die Original-E-Mail an, sodass Sie die Zahlen selbst in Ihre Praxissoftware übertragen können.

Ist die Verbindung durchgehend verschlüsselt?

Nein, standardmäßig nicht. E-Mails werden während der Übertragung verschlüsselt, und Anhänge sowie gespeicherte Dateien werden im Ruhezustand mit einem von uns verwahrten Schlüssel verschlüsselt; Nachrichtentexte werden im Ruhezustand nicht verschlüsselt.

Kann ich Outlook oder Apple Mail auf meinem Desktop weiterhin nutzen?

Ja, über IMAP/SMTP/POP3 mit einem App-Passwort. Importe in Mailotte werden von Gmail, Yahoo und iCloud Mail unterstützt.

Wo befinden sich meine Daten?

Auf Servern in der Europäischen Union – Hetzner in Deutschland für E-Mails und Dateien, Clever Cloud in Frankreich für die Datenbank. Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie auf der Seite „Sicherheit“.

Siehe auch

Geschäftliche E-Mail unter Ihrer eigenen Domain
E-Mail für Rechtsanwälte und kleine Anwaltskanzleien
Geld & Reisen – so funktioniert die Gruppierung.