Für Rechtsanwälte, Barrister und Einzelpraktiker
E-Mails von Mandanten, über die Sie Rechenschaft ablegen können.
Mandanten und Aufsichtsbehörden stellen zunehmend eine einfache Frage zur Korrespondenz: Wo wird sie verarbeitet, und wer kann sie lesen? Bei Mailotte ist die Antwort kurz und bündig. Server in Deutschland und Frankreich. Niemals auf Werbung gescannt, niemals verkauft, niemals zum Trainieren von KI verwendet. Und ein Posteingang, in dem Sie tatsächlich noch den Brief vom März finden können.
Von Grund auf privat
Ein Datenschutzversprechen, das Sie einem Mandanten gegenüber bekräftigen können.
Gehostet in Europa
Ihre Postfächer, Anhänge und Kontodaten werden auf Servern in der Europäischen Union (Deutschland und Frankreich) gespeichert und unterliegen den Datenschutzbestimmungen des Vereinigten Königreichs sowie der EU-DSGVO.
Nie auf Werbung gescannt. Nie verkauft. Nie zum Trainieren von KI verwendet.
Kein Werbe-Profiling, kein Weiterverkauf von Daten, kein Training von KI – schriftlich festgehalten in unserer Datenschutzerklärung.
KI auf unseren eigenen Servern
Die KI, die Ihre E-Mails liest, um die Suche und Organisation zu unterstützen, läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland, mit einem Ausweichserver in Paris, der sich in der EU befindet – niemals in einer KI-Cloud eines US-amerikanischen Big-Tech-Unternehmens.
Verschlüsselt während der Übertragung, Dateien im Ruhezustand
TLS bei der Übertragung; Anhänge und gespeicherte Dateien werden im Ruhezustand mit unserem eigenen Schlüssel verschlüsselt. Nachrichtentexte werden im Ruhezustand nicht verschlüsselt, und darauf weisen wir auf unserer „Trust“-Seite hin.
Was Sie einem Kunden sagen können
In einfachen Worten – und all dies finden Sie auf unseren Seiten zu Vertrauen und Sicherheit und nicht in einem Verkaufsgespräch:
- Ihre Postfächer, Anhänge und Kontodaten werden auf Servern in der Europäischen Union (Deutschland und Frankreich) gespeichert und unterliegen der britischen und der EU-DSGVO. Gemäß der britischen DSGVO gilt der EWR als angemessen, sodass für die Speicherung Ihrer Daten in Deutschland und Frankreich keine zusätzlichen Datenschutzgarantien erforderlich sind.
- E-Mails werden während der Übertragung verschlüsselt. Anhänge und gespeicherte Dateien werden im Ruhezustand mit einem Schlüssel verschlüsselt, den wir verwahren. Nachrichtentexte werden im Ruhezustand nicht verschlüsselt – wir möchten, dass Sie dies wissen.
- Nichts wird auf Werbung gescannt, verkauft, für Profiling verwendet oder zum Trainieren von KI genutzt.
- Die KI, die Ihre E-Mails liest, um die Suche und Organisation zu unterstützen, läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland, mit einem Ausweichserver in Paris, der sich in der EU befindet – nicht in einer US-amerikanischen KI-Cloud.
- Sie können Ihre Daten gemäß DSGVO exportieren oder löschen – siehe DSGVO & Datenschutz.
Warum der Posteingang genauso wichtig ist wie das Hosting
- Finden Sie die Nachricht, an die Sie sich erinnern. Suchen Sie nach Stichworten oder nach Bedeutung, sehen Sie, warum jedes Ergebnis übereinstimmt, und öffnen Sie die Originalnachricht. Mailotte ersetzt die ursprüngliche E-Mail nicht durch eine nicht unterstützte, generierte Antwort – das Original ist immer nur einen Klick entfernt.
- Beginnen Sie den Tag mit dem, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Die Triage sortiert jede neue E-Mail in „erfordert Ihre Aufmerksamkeit“ und „erledigt“.
- Die eigene Domain Ihrer Praxis, DKIM-signiert, mit SPF- und DMARC-Konformität – sodass eine E-Mail von you@yourpractice.co.uk auch wie eine solche aussieht.
- Aliase für die Anfrageverarbeitung. Weisen Sie jedem Anfragekanal eine eigene Adresse zu und erkennen Sie, welcher davon unerwünschte E-Mails erhalten hat.
Einzelpraktiker heute
Mailotte ist ein persönliches Konto: eine Person, ein Postfach, Ihre eigene Domain. Es wurde für Einzelanwälte und sehr kleine Kanzleien entwickelt und nicht für Kanzleien mit mehreren Mitarbeitern und einer IT-Abteilung. Wenn Sie gemeinsame Postfächer oder eine Verwaltungskonsole für viele Mitarbeiter benötigen, sind wir noch nicht so weit und sagen dies lieber offen.
Einrichtung Ihrer Domain
- Erstellen Sie Ihr Konto. Starten Sie mit einer kostenlosen 14-tägigen Testphase aller Funktionen – ganz ohne Kreditkarte. Benutzerdefinierte Domains sind bei Haven enthalten.
- Fügen Sie Ihre Domain unter „Einstellungen“ hinzu. Mailotte generiert die erforderlichen DNS-Einträge – MX, SPF, DKIM und DMARC – und bietet zu jedem Eintrag eine Anleitung.
- Veröffentlichen Sie die Einträge bei Ihrem Registrar und überprüfen Sie sie anschließend. Die DNS-Verbreitung dauert etwas.
- Senden und empfangen Sie E-Mails über Ihre eigene Domain. Ausgehende E-Mails sind DKIM-signiert, einschließlich der E-Mails von Ihrer benutzerdefinierten Domain. Lassen Sie das alte Postfach so lange aktiv, bis Sie sich vergewissert haben, dass alle E-Mails ankommen.
Was es kostet
Havent: 9,99 € pro Monat oder 7,99 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Preise enthalten gegebenenfalls die EU-Mehrwertsteuer; Ihre Landeswährung und der Endpreis werden an der Kasse angezeigt. Jedes Konto beginnt mit einer 14-tägigen Testphase für alle Funktionen und ohne Kreditkartenangabe – probieren Sie die Domain-Einrichtung aus, bevor Sie etwas bezahlen.
Übertragen Sie Ihre alten E-Mails, behalten Sie Ihre E-Mail-App
Importieren Sie E-Mails aus Gmail, Yahoo oder iCloud Mail über IMAP mithilfe eines App-Passworts – die genauen Schritte für den jeweiligen Anbieter finden Sie in den Umstellungsanleitungen. Mailotte unterstützt nativ IMAP, SMTP und POP3 mit einem App-Passwort, sodass Apple Mail, Thunderbird, die Outlook-Desktop-App und die E-Mail-App Ihres Smartphones eine direkte Verbindung herstellen können. Ein Anbieterwechsel muss nicht zwangsläufig einen Softwarewechsel bedeuten.
Was wir nicht versprechen
Mailotte ist standardmäßig nicht durchgehend verschlüsselt – unsere Server verarbeiten Ihre E-Mails, um die Funktionen des Dienstes bereitzustellen. Es gibt keinen Ein-Klick-Import und keine automatische Weiterleitung von Ihrem alten Anbieter: Importe erfolgen über IMAP mit einem App-Passwort, und die Weiterleitung wird beim alten Anbieter eingerichtet. Wenn ein Tool Ihnen mehr als das verspricht, fragen Sie nach, wie das funktioniert.
Fragen
Ist Mailotte durchgehend verschlüsselt?
Nein, standardmäßig nicht. E-Mails werden während der Übertragung verschlüsselt, und Anhänge sowie gespeicherte Dateien werden im Ruhezustand mit einem Schlüssel verschlüsselt, den wir verwahren; Nachrichtentexte werden im Ruhezustand nicht verschlüsselt. Für Angelegenheiten, die eine End-to-End-Verschlüsselung erfordern, verwenden Sie bitte ein spezielles Tool für diesen Austausch.
Liest die KI vertrauliche Korrespondenz?
Die KI läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland, um Such- und Organisationsfunktionen zu ermöglichen; ja, sie verarbeitet Ihre E-Mails dort – genauso wie die Suche in jedem anderen E-Mail-Dienst. Sie wird niemals anhand Ihrer E-Mails trainiert, und keine US-amerikanische KI-Cloud ist an diesem Prozess beteiligt.
Wo genau befinden sich die Daten?
Auf Servern in der Europäischen Union – bei Hetzner in Deutschland für E-Mails und Dateien, bei Clever Cloud in Frankreich für die Datenbank. Unsere vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter finden Sie auf der Seite „Sicherheit“.
Kann ich Outlook weiterhin auf meinem Desktop nutzen?
Ja, über IMAP/SMTP mit einem App-Passwort. Was Mailotte nicht anbietet, ist ein Import aus Outlook.com-Postfächern; Importe werden aus Gmail, Yahoo und iCloud Mail unterstützt.
Kann ich meine Daten mitnehmen?
Ja. E-Mails werden im Standard-IMAP-Format bereitgestellt, sodass jeder Client oder Anbieter sie übernehmen kann. Außerdem können Sie gemäß der DSGVO einen vollständigen Export Ihrer Daten oder die Löschung Ihres Kontos beantragen.
Siehe auch
- Geschäftliche E-Mail unter Ihrer eigenen Domain
- E-Mail für Steuerberater und Buchhalter
- Vertrauen & Sicherheit – die vollständige, uneingeschränkte Version.